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《中国针灸学会电子公章管理办法》
2021-01-14 13:19:21 中国针灸学会

中国针灸学会电子公章管理办法

 

为进一步加强我会办公信息化管理,规范电子公章在电子公文及其他材料中的使用和管理,保证文件资料传输的安全、合法、有效,提高办公效率,结合实际,特制订本管理办法。

第一章  总则

第一条  电子公章是指以电子形式存在的,依附在电子文件,并与其逻辑关联,可用来辨识电子文件签署者的身份,同时能够保证签署的文件内容完整性,并表示签署者同意电子文件的陈述事实的内容。

第二条  本办法所规定的电子公章指我会公章。

第三条  电子公章主要用于我会及我会内部往来正式文件、函件、报告、请示及报表资料等,电子公章与实物公章有同等效力。原则上所有合同文本及对外报送的正式文件、函件等不能使用电子公章。

第四条  本办法适用于我会秘书处各部门及所属各分支机构。

第二章  电子公章管理

第五条  电子公章保管与实物公章保管一致,即学会公章由学会办公室保管。

第六条  电子公章管理人员必须严格按照相关法律法规及本办法妥善保管电子公章。若因管理不慎造成的一切后果,由公章管理人员及部门主要领导负责。

第三章  电子公章使用

第七条  电子公章的使用遵循谨慎使用,严格审批的原则。电子公章使用需经学会会长或秘书长审批。

第八条  电子公章的签批流程与实物公章的加盖流程一致。

第九条  电子公章必须在安全的环境下使用,即必须由印章管理人员在有保障的电脑上使用,不得随意将电子印章交于他人或放置在不安全之处。严禁电子公章随意复制到其它电脑或U盘、移动硬盘、存储卡等存储设备中使用。电子公章使用完毕后,即应将储存U盘从计算器上移走,妥善保管,并按要求使用,确保电子公章使用的正确性和安全性。

第十条  原则上电子公章必须由印章管理人员使用,如遇电子印章管理人员请假、出差等原因不在岗而又急需使用电子公章时,在电子印章管理人员或主管领导同意的情况下,可指定他人代管,并做好交接工作。必须确保使用过程有人监督,保证电子公章使用的真实和安全。在电子印章管理人员回到岗位后,应及时更改保存电子公章的电脑密码,杜绝其他人员盗用电子公章。电子印章管理人须对电子公章负全责。若因管理不慎造成后果,将追究电子公章管理部门的主要领导、分管领导或保管人的责任。

第四章  监督管理

第十一条  秘书处办公室为电子公章监督管理部门,负责学会电子公章使用指导及监督。

第十二条  各使用部门应严格按照规定进行使用,在使用过程中遇到问题及时向办公室反映。

第五章  附则

第十三条  本办法经中国针灸学会六届十三次常务理事会审议通过,自颁布之日起执行。


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